VIVA Health transfère ses données en toute sécurité, fait preuve de conformité réglementaire et automatise ses tâches avec MOVEit®

Le défi

L'échange rapide et sécurisé d'informations sensibles et confidentielles sur les patients est impératif pour VIVA Health, un grand organisme de santé chargé d'assurer la santé de plus de 100 000 personnes. Mais cela ne semblait pas être une mince affaire compte tenu du volume et de la complexité des données, auxquels s'ajoutait l'utilisation de scripts DOS encombrants.

Alors que toutes les tâches étaient des tâches par lots « automatisées », l'élaboration de scripts DOS pour la création et l'exécution de tâches de transfert de fichiers était à la fois chronophage et source d'erreurs. Il était en outre difficile pour VIVA Health de répondre aux exigences de consignation des données de santé des patients (HDS). Déterminer quand un fichier a été transféré, où il est allé et s'il est arrivé à destination requérait beaucoup de retours en arrière fastidieux.

Chaque jour, VIVA Heath, filiale du Triton Health Care System de l'Université d'Alabama Birmingham, récupère des informations de multiples sources : pharmacies, cabinets médicaux, Medicare. Un dispositif informatique complexe comprend 13 serveurs sécurisés et plus de 200 tâches programmées régulièrement, dont certaines sont exécutées toutes les 15 minutes, voire à la minute près. Des quantités massives de données sont également transférées chaque jour à partir d'un système AS/400 COBOL.

Plusieurs de ces tâches nécessitaient des consultations de bases de données et d'autres étapes complexes qui étaient difficiles à coder en utilisant des scripts DOS. « La programmation des tâches était un véritable casse-tête », explique Ryan Kramer, directeur des systèmes d’information chez VIVA Health. « Si un mot de passe changeait, nous devions reprogrammer manuellement chaque tâche. Les tâches tombaient en panne assez régulièrement, il fallait donc les surveiller de très près. Se focaliser sur quelque chose d'aussi banal était une source de distraction et de perte de temps. Cela nous empêchait souvent de travailler sur des tâches qui avaient finalement une plus grande valeur. »

En plus des tâches habituelles de transfert de fichiers, les employés de VIVA Health effectuaient de nombreux transferts d'informations ad hoc sans sécurité adéquate. Les fichiers confidentiels – détails sur les demandes de remboursement, informations sur les pharmacies, données des patients - risquaient d'être compromis, ce qui mettait l'entreprise dans l'embarras et mettait en péril les postes de sécurité. Tous ces problèmes de transfert de fichiers ont conduit VIVA Health à remplacer son processus FTP existant par un processus plus facile à utiliser, hautement sécurisé, et qui permettrait aux employés d'envoyer et de recevoir en toute sécurité des fichiers zip à tout moment.

La solution

L'ingénieur en automatisation Ragan McBride savait qu'il existait une meilleure solution. Au vu de son expérience réussie avec MOVEit dans une autre entreprise, Ragan a présenté à VIVA Health la solution MOVEit Cloud avec MOVEit Automation. « Nous travaillons en flux tendu et je savais que nous bénéficierions grandement de la présence de MOVEit à bord », explique-t-il.

L’automatisation permet de réaliser des économies substantielles

Ryan Kramer approuve avec enthousiasme. « Dès la démo de MOVEit, j'ai pu constater que la conversion de tous ces fichiers batch encombrants allait être un jeu d’enfants. L'interface était si intuitive que je savais que nous serions en mesure d'obtenir des résultats dès le départ. Clic-clic-clic. C'était aussi simple que cela ! »

L’automatisation avec MOVEit Automation porte ses fruits pour VIVA Health. « Nous estimons que MOVEit nous permet d’économiser l’équivalent de deux équivalents temps plein (ETP). Nous avions un employé qui était transféré dans un autre ministère. Avec MOVEit, j’étais capable d’automatiser 75% du travail qu’il avait fait. Nous avons donc économisé 75% d’une année-homme de sa seule part. De plus, nos PC ne sont plus liés à ces tâches », a déclaré McBride.

Kramer constate que son personnel informatique est très surpris de la masse de travail que VIVA Health est capable d'automatiser grâce à MOVEit. « Récupérer une source de données et la charger dans le traitement des demandes d'indemnisation, puis attendre le fichier de réponse constituait auparavant un flux de travail très lourd. MOVEit s'occupe désormais de l'ensemble de ce processus - prendre un élément d'un site FTP, le transmettre, faire un transfert de données, faire une sauvegarde, le charger sur l'AS/400, et laisser l'AS/400 traiter les fichiers. Avec MOVEit, toutes ces anciennes tâches par lots sont pratiquement automatisées à 100%. La possibilité de programmer dynamiquement les tâches a également été très bénéfique pour nous. » Et Ryan et les autres membres du personnel informatique n'ont plus à surveiller le système pour s'assurer que les tâches ont bien été exécutées. MOVEit leur permet de savoir quand quelque chose a fonctionné, à la fois dans l'interface et par le biais de notifications par e-mail.

Une solution qui fonctionne à la fois pour les transferts de fichiers réguliers et non programmés

Fort de son succès avec MOVEit Automation pour les tâches planifiées, VIVA Health a décidé d'adopter MOVEit Ad Hoc Transfer pour gérer les transferts de fichiers de ses employés sur site. MOVEit Ad Hoc Transfer permet le transfert direct de fichiers par les utilisateurs via Microsoft Outlook ou par le biais de formulaires Web. Les utilisateurs peuvent facilement et en toute sécurité transférer des fichiers sensibles sans se soucier de la taille de ceux-ci ni travailler avec des outils peu familiers et difficiles à utiliser.

La solution préférée

VIVA Health a atteint ses principaux objectifs, à savoir l'automatisation aisée des tâches et le transfert sécurisé de fichiers ad hoc via MOVEit. Mais la solution a d'autres avantages, notamment le respect des exigences en matière de consignation des informations sur la santé des patients. VIVA Health peut facilement suivre les transferts de fichiers. Les logs d'erreur de MOVEit sont également très utiles. Si des problèmes surviennent lors de l'exécution d'une tâche automatisée, le personnel informatique peut rapidement analyser et identifier la source de l'erreur.

La programmation dynamique et la création de rapports sont deux autres fonctionnalités qui ont retenu l'attention de VIVA Health. L'assistance de Progress File Transfer est, elle aussi, très appréciée. « À chaque fois que nous avons une question sur la façon de faire quelque chose, nous obtenons une réponse très complète de Progress », explique Kramer. « Je sais qu’il est parfois tentant d’opter pour une solution open source gratuite », ajoute McBride. « Mais non seulement les fonctionnalités sont moindres, mais vous ne bénéficiez d'aucune assistance. Pour nous, MOVEit est la solution qui fonctionne. »

« MOVEit s'occupe désormais de l'ensemble de ce processus - prendre un élément d'un site FTP, le transmettre, faire un transfert de données, faire une sauvegarde, le charger sur l'AS/400, et laisser l'AS/400 traiter les fichiers. Avec MOVEit, toutes ces anciennes tâches par lots sont pratiquement automatisées à 100%. La possibilité de programmer dynamiquement les tâches a également été très bénéfique pour nous. »

Ryan Kramer,