A VIVA Health transfere dados com segurança, demonstra conformidade normativa e automatiza tarefas manuais com o MOVEit®

A VIVA Health alcança seus principais objetivos de automatizar facilmente o roteamento de tarefas e transferir com segurança arquivos ad hoc.

O Desafio

A troca rápida e segura de informações confidenciais dos pacientes é imprescindível para a VIVA Health, uma grande organização de manutenção da saúde responsável por garantir a saúde de mais de 100.000 pessoas. Mas isso estava provando não ser uma tarefa fácil dado o volume e a complexidade das informações, agravados pelo uso de scripts DOS complicados.

Embora todas as tarefas fossem trabalhos em lote "automatizados", o scripting dos para criação e execução de trabalho de transferência de arquivos era demorado e propenso a erros. Também foi difícil atender aos requisitos de registro de Informações de Saúde do Paciente (PHI). Determinante quando um arquivo foi transferido, para onde foi, e se ele chegou lá exigiu um monte de retrocesso tedioso.

Todos os dias, a VIVA Heath, uma subsidiária do Sistema de Saúde Triton da Universidade do Alabama Birmingham, retira informações de várias fontes: farmácias, consultórios médicos, Medicare. Uma configuração de TI complexa inclui 13 servidores seguros e mais de 200 tarefas regularmente programadas, algumas das quais são executadas com tanta frequência como a cada 15 minutos, ou mesmo em uma base minuto a minuto. Grandes quantidades de dados também são movidos todos os dias a partir de um sistema AS/400 COBOL.

Uma série dessas tarefas exigiam buscas no banco de dados e outras etapas complexas que eram difíceis de codificar usando scripts DOS. "Agendar empregos era um urso", diz Ryan Kramer, gerente de sistemas de informação da VIVA Health. "Se uma senha mudado, tivemos que remarcar manualmente cada trabalho. As tarefas quebraram regularmente, então eles tiveram que ser monitorados muito de perto. Focando em algo que este mundano era perturbador e demorado, e muitas vezes nos impedia de trabalhar em tarefas que eram em última análise, de maior valor.

Além de realizar tarefas regulares de transferência de arquivos, os funcionários da VIVA Health estavam fazendo muitas transferências de informações ad hoc sem a devida segurança, colocando arquivos confidenciais – dados de sinistros, informações de farmácia, informações do paciente – em risco de compromisso, envergonhando a empresa e colocando empregos de segurança em risco. Todos esses desafios de transferência de arquivos levaram a VIVA Health a substituir seu processo FTP existente por um que fosse mais fácil de usar, altamente seguro e que permitisse que os funcionários fossem seguros enviar e receber arquivos zip sempre que necessário.

A Solução

O engenheiro de automação Ragan McBride sabia que havia uma maneira melhor. Dadas suas experiências bem-sucedidas com a MOVEit em outra empresa, Ragan introduziu tanto a MOVEit Cloud com a solução MOVEit Automation para a VIVA Health. "Corremos magra, e eu sabia que nós se beneficiaria muito de ter moveit a bordo", diz ele.

Automação traz economias substanciais

Ryan Kramer concorda entusiasticamente. "Eu poderia dizer pela demonstração do MOVEit que converter todos esses arquivos de lote desajeitados seria fácil. A interface era tão intuitiva que eu sabia que seríamos capazes de obter resultados direto da caixa. Clique-clique.clique. Foi simples assim."

Automatizar com a MOVEit Automation está pagando grandes dividendos para a VIVA Health. "Estimamos que o MOVEit está nos poupando o equivalente a dois equivalentes em tempo integral (FTEs). Tínhamos um empregado que estava se transferindo para outro departamento. Com MOVEit, eu estava capaz de automatizar 75% do trabalho que ele vinha fazendo, então economizamos 75% de um ano-homem sozinho de sua parte. Além disso, nossos PCs não estão mais vinculados a essas tarefas", disse McBride.

Kramer acha que as pessoas estão muito surpresas com o quanto a VIVA Health é capaz de automatizar usando moveit. "Obter um feed de dados e carregá-lo no mecanismo de sinistros, então esperar pelo arquivo de resposta costumava ser um fluxo de trabalho muito feio. MOVEit cuida de todo o processo agora - tirar algo de um site FTP, atravessá-lo, fazer um backup, carregá-lo no AS/400 e deixar o AS/400 processar os arquivos. Com o MOVEit, todos esses empregos antigos em lote são praticamente 100% automatizados. A habilidade agendar tarefas dinamicamente também tem sido muito benéfico para nós." E Ryan e outros funcionários de TI não precisam mais olhar o ombro do sistema para garantir que os empregos tenham corrido com sucesso. MOVEit permite que eles saibam quando algo tem trabalhou tanto na interface quanto através de notificações por e-mail.

Uma solução que funciona tanto para transferência de arquivos regular e não programada

Com base em seu sucesso com a MOVEit Automation para trabalhos agendados, a VIVA Health decidiu adotar o MOVEit Ad Hoc Transfer para gerenciar transferências de arquivos de funcionários no local. MOVEit Ad Hoc Transfer permite transferência direta de arquivos do usuário através do Microsoft Outlook ou web Forms. Os usuários podem transferir arquivos confidenciais de forma fácil e segura sem se preocupar com o tamanho do arquivo ou trabalhar com programas desconhecidos e difíceis de usar.

A solução preferida

A VIVA Health alcançou seus principais objetivos de automatizar facilmente o roteamento de tarefas e transferir com segurança arquivos ad hoc graças ao MOVEit. Mas houve benefícios adicionais, incluindo o cumprimento dos requisitos de registro de informações de saúde do paciente. VIVA Health pode facilmente rastrear transferências de arquivos, e os registros de erro do MOVEit também são muito úteis. Se ocorrerm problemas com uma execução automatizada de tarefas, a equipe de TI pode rapidamente detalhar e identificar a fonte de um erro.

Agendamento dinâmico e relatórios são outras capacidades que se destacam para a VIVA Health. O suporte à transferência de arquivos de progresso também recebe notas altas. "Sempre que temos uma pergunta sobre como fazer algo, temos uma resposta realmente completa do Progresso", diz Kramer. "Eu sei que às vezes é tentador ir com uma solução livre e de código aberto", acrescenta McBride. "Mas não só eles têm menos funcionalidade, você simplesmente não recebe nenhum suporte. Para nós, MOVEit é uma solução que só funciona."